Tudo que sua construtora precisa saber para aplicar uma ótima gestão de projetos! Por onde começar, os principais pilares e ferramentas para esse processo.
Você já se encontrou em uma semana de trabalho com várias demandas, de diferentes times ou setores, sem saber por onde começar?
Ou talvez ocorreu algum imprevisto com o lançamento de um empreendimento e todo o projeto ficou parado aguardando este problema ser solucionado?
Com isso em mente, resolvemos falar sobre a gestão de projetos, afinal, é com as dicas desse post que você vai resolver os momentos citados acima da melhor forma – até mesmo em situações da rotina diária dos colaboradores da empresa.
Você vai conferir nesse post:
- O que é projeto e gestão de projetos;
- Principais metodologias de gestão de projetos;
- Softwares para gestão de projetos;
- Importância de um Gerente de Projetos.
Boa leitura!
O que é um projeto e a gestão de projetos
Segundo o Project Management Institute (PMI):
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Portanto, dentro de um projeto podem existir operações e essas serão contínuas e vão se repetir, mas o resultado final será só um e com prazo bem definido de entrega.
Os projetos estão presentes dentro de uma empresa das mais variadas formas.
Alguns exemplos no contexto da construção civil:
- O onboarding de novo colaborador no time;
- Estruturação da rotina de planejamento de obras, construção e acompanhamento de etapas;
- Implementação de nova metodologia ou inovação construtiva;
- Estratégia de marketing para lançamento de um novo empreendimento;
- Entre outros.
Toda empresa possui projetos com relação à entrada e rotina dos funcionários, por exemplo, mas para as construtoras e incorporadoras, a gestão de projetos se mostra essencial quando falamos dos empreendimentos que estão sendo construídos ou serão lançados.
Afinal, desde a idealização à entrega de um empreendimento, muitas etapas precisam ser realizadas e acompanhadas.
É aqui que começa a ser sentido pela empresa, time ou gestor, a importância do detalhamento e gerenciamento de cada projeto.
Principais etapas da gestão de projetos
De acordo com a Harvard Business School, a gestão de projetos possui 4 etapas principais:
Planejamento: Como mapear um projeto
- Determine o que será resolvido;
- Entenda quem vai se beneficiar com essa solução;
- Defina os objetivos do projeto;
- Determine o escopo, recursos e etapas principais do projeto.
- Entenda que você precisará equilibrar tempo, dinheiro e qualidade ao longo do projeto.
Construção: Como iniciar o projeto
- Monte a sua equipe;
- Planeje as tarefas;
- Crie um cronograma;
- Faça uma reunião de iniciação com a equipe;
- Planeje o orçamento.
Implementação: Como executar o projeto
- Monitore e controle o projeto – de preferência, com a ajuda de um software.
- Mantenha relatórios que atualizam sobre o progresso do projeto;
- Tenha reuniões periódicas (mensais, semanais ou diárias) de alinhamento com a equipe;
- Gerencie os problemas – às vezes uma pequena falha pode parar o projeto inteiro.
Fechamento: Como lidar com os assuntos finais
- Avalie a performance e principais resultados do projeto;
- Conclua o projeto;
- Pós-avaliação com a equipe inteira – feedbacks sobre o processo, problemas, acertos, liderança. Foco em melhoria contínua.
Como você notou, cada um desses grupos conta com etapas que, se bem planejadas e executadas, garantem a entrega final alinhada com os objetivos definidos no início.
Vale ressaltar três critérios principais para uma boa gestão de projeto:
- Entender a melhor metodologia para o resultado esperado;
- Utilizar ferramentas e softwares para o desenvolvimento e acompanhamento;
- Possuir um gerente de projetos.
Principais metodologias de gestão de projetos que sua construtora precisa conhecer
Como vimos no bloco anterior, a parte de implementação se torna muito mais fácil se for utilizado um software para a gestão do projeto.
Mas afinal, qual utilizar?
Bom, isso depende do resultado esperado. Lembra que lá no início comentei que os projetos também podem incluir acompanhamento das rotinas do time?
Nesses casos, algumas ferramentas como o Trello e o Asana satisfazem as necessidades de planejamento, acompanhamento e execução dessas tarefas. Ambos os softwares usam a metodologia de planejamento conhecida como Kanban.
Para você escolher a ferramenta que melhor vai auxiliar o desenvolvimento do seu projeto, antes vamos falar sobre as principais metodologias de gestão usadas hoje.
Segundo a Fundação Instituto de Administração (FIA), são elas:
1. Waterfall
Também conhecida como “cascata”, ela se caracteriza pelo estabelecimento de uma sequência lógica de ações.
Uma tarefa só pode ser iniciada após a anterior ser concluída.
2. Caminho Crítico
Estabelece ações principais em uma espécie de hierarquização de prioridades.
Juntas, elas formam um caminho que precisa ser respeitado, sem dar um novo passo até completar o anterior.
3. Scrum
Foca na realização de pequenas metas, denominadas sprints – e não no resultado final.
Ao final de cada sprint, deve ser realizada uma análise sobre os resultados
Obs: Essa é a nossa favorita aqui na agência. Utilizamos o SCRUM na gestão da grande maioria dos vários projetos que desenvolvemos.
4. PRINCE 2
Do inglês Projects in Controlled Environments, ou Projetos em Ambientes Controlados, é uma metodologia britânica bastante flexível.
Compreende as etapas de idealização, viabilidade, desenvolvimento, revisão e monitoramento do projeto.
5. Gestão da qualidade
Utiliza como base a norma ISO 10006:1997, estabelecendo uma série de diretrizes para garantir a padronização das ações.
6. IPMA
A International Project Management Association (IPMA), na verdade, é uma organização que estabelece práticas de gestão de projetos no mundo todo.
Adota o modelo que batizou de Olho das Competências, estabelecendo uma divisão entre aquelas de ordem técnica, comportamentais e contextuais, além de outras subdivisões.
7. Kanban
Método desenvolvido no Japão, é uma ferramenta mais visual, que trabalha com um sistema de pistas que revelam as expectativas de cada tarefa no que diz respeito a prazos, quantidade e qualidade.
8. Agile
Cria ciclos ou fases menores para o desenvolvimento do projeto, com o objetivo de realizar ajustes com o mínimo de repercussões no seu andamento, conforme avaliações são recebidas.
9. PERT
O método Project Evaluation Review Technique (Técnica de Revisão de Avaliação de Projetos) tem como característica principal o foco no tempo exigido para realizar uma determinada tarefa.
Considera que esse é um fator decisivo devido aos seus impactos no orçamento do projeto.
10. PMBOK
Está mais para um guia do que para metodologia, mas extremamente útil.
Oferece bibliografia de referência para a gestão de projetos em 10 áreas de conhecimento, podendo ser aplicada a todas as fases do empreendimento.
11. Six Sigma
Outra ferramenta mais direcionada ao suporte da gestão de projetos do que ao método em si.
O que ela faz é buscar inconformidades a partir de estatísticas para que a versão final de um produto seja praticamente livre de falhas
12. AFP – Adaptive Framework Project
gestão de projetos adaptive framework
O AFP é uma das ferramentas que podem ser utilizadas para a gestão de projetos
É bastante utilizada na gestão de projetos de Tecnologia da Informação (TI), dada a maior flexibilidade que oferece a projetos marcados por mudanças na sua trajetória de execução.
Como no Scrum, demanda uma análise entre as etapas.
13. Zoop
A alemã Zoop (sigla para Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos) promove o acompanhamento de projetos em quatro etapas principais:
- análise;
- elaboração;
- execução;
- avaliação dos processos e resultados.
É um instrumento bastante indicado para projetos que interessam a comunidades externas à empresa, permitindo a participação delas.
14. Gestão de Projetos Baseada em Processos
Esta é uma metodologia que considera a missão, visão e valores da empresa, de modo que cada etapa do projeto contribua com os objetivos e princípios do negócio.
Seus quatro passos são:
- definir processos;
- estabelecer métricas;
- controlar ações;
- ajustar metas – se necessário.
16. Extreme Programming (XP)
Semelhante à Agile, essa metodologia se direciona à satisfação do cliente e à maior qualidade da solução oferecida pela empresa.
É mais utilizada no desenvolvimento de produtos.
17. Extreme Project Management (XPM)
O nome é parecido, mas o método é outro.
A XPM é indicada para quem trabalha com prazos bastante curtos, em cenários de grande complexidade e sujeitos a variações.
Um de seus fatores chave está no comportamento da equipe mesmo em meio ao caos.
18. TenStep
Como o nome indica, temos aqui dez passos para a gestão de projetos.
Mas não é um método engessado, pois apenas os dois primeiros têm ordem estabelecida.
Os demais podem ser realizados conforme os objetivos, interesses, cronograma e orçamento disponível.
19. MPMM
O Project Management Methodology (MPMM) é um sistema que adota como base os métodos PRINCE 2 e PMBOK.
Para quem procura uma ferramenta específica para gestão de projetos, pode ser um bom investimento.
20. Methodware
Na mesma linha do MPMM, o Methodware é também um sistema interessante para gerenciar projetos a partir da divisão em grandes etapas.
Elas contemplam planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.
Softwares para gestão de projetos
Dentre todas as metodologias citadas acima, destacam-se os principais softwares para gestão de projetos:
- Artia
- Deskaway
- jxProject
- Microsoft Project
- Trello
- Google Planilhas
- Asana
- BaseCamp
- JIRA
- Podio
- Teamwork
- Wrike
Importância do Gerente de Projetos
Nenhum projeto anda sozinho, isso é fato. Por isso que projetos que possuem gerentes têm maiores chances de sucesso.
O sucesso de um processo bem aplicado não se dá só através do resultado final. Um dos grandes benefícios em se ter um líder de projeto é que pode-se ver de perto o andamento das tarefas e dar feedbacks para o seu time.
Um projeto pode durar meses, por isso, receber feedbacks a cada etapa concluída aumenta as chances de engajamento da equipe e também de motivação.
Imagina se você passa semanas e semanas entregando coisas para lá no final receber – junto com toda a equipe – um “parabéns pela conclusão do projeto”… bem frustrante não?
Portanto, faça alinhamentos periódicos com a sua equipe e também individualmente. Além de aumentar a motivação, os feedbacks (sendo uma via de mão dupla) ajudam a melhorar a qualidade das entregas futuras e/ou trazer insights positivos para o projeto.
Mas além de liderança, o papel do gerente vai muito além. Um(a) gerente de projetos vai estar presente ativamente em todas as etapas, desde a definição do escopo até a análise final do projeto.
Alguns benefícios em ter um(a) gerente de projetos:
- Maior controle dos processos;
- Cumprimento do cronograma;
- Monitoramento da lucratividade;
- Riscos minimizados;
- Agilidade na tomada de decisões;
- Maior engajamento do time;
- Maior satisfação do cliente;
Nesse talk da Endeavor Brasil, Karina Murgel fala um pouco mais sobre a realidade, dificuldades e a importância da gestão de projetos.
Divulgando o resultado do seu projeto
No projeto de um empreendimento, o marketing daquele produto – tanto ao longo da obra quanto no lançamento – é um dos diferenciais de sucesso na hora de analisar o retorno daquele projeto.
Uma estratégia de marketing bem feita garante:
- que a oferta desse produto chegue até o público-alvo correto para aquele empreendimento;
- mais envolvimento dos clientes;
- maior taxa de conversão para fechar vendas.
Além do interesse na gestão de projetos você também busca ajuda para cuidar da parte de marketing da sua construtora ou incorporadora? Então fique a vontade para entrar em contato conosco!
Se esse não é o seu objetivo agora mas você busca saber mais sobre como aplicar o marketing na sua construtora, temos outros conteúdos que podem te interessar no nosso blog e também no nosso instagram.
Até a próxima leitura!
Ricardo de Bem
Sócio & Diretor Operacional Blocco Ag.
Especialista em marketing e vendas para construtora e incorporadoras.
“Construindo o sonho de morar bem para todos”
